Nella recente Survey a cui UVET GBT ha invitato a partecipare un importante campione di Travel Managers di Aziende italiane e internazionali sono state poste alcune domande relative al tema della Travel Policy.
Solo una piccola percentuale del campione intervistato (il 6,25%) ha dichiarato che l’unica limitazione al ripristino dei viaggi Corporate nella propria Azienda saranno le regole di ingresso previste dai Governi locali; il 75% degli intervistati è invece compatto sulla dinamica che in questa fase del post-Covid19 verranno autorizzate solo le trasferte “essenziali”. In una fase così delicata sarebbe anche opportuno intervenire sulla Travel Policy ponendo una particolare attenzione all’ aspetto salute e sicurezza dei colleghi Travellers.
Una delle maggiori ansie per chi si appresta a partire in trasferta è il rischio di essere sottoposto alla quarantena, sia a destinazione, che al rientro a casa. A questa paura fanno seguito:
-l’aver garantito il distanziamento interpersonale durante la trasferta,
-la pulizia e l’igiene degli ambienti,
-le lunghe procedure di check-in e immigrazione
-il fatto che le persone con cui si viene a contatto non indossino la mascherina protettiva
-l’efficienza sanitaria delle cure mediche a destinazione
Proviamo quindi ad immedesimarci in un trasfertista che si accinge a programmare il proprio viaggio di lavoro e annotiamoci tutto ciò che lo farebbe partire con maggiore tranquillità.
Al primo posto ci sono le informazioni, il nostro collega ha bisogno di poter accedere ad informazioni che sono essenziali per iniziare a pianificare la trasferta. Ci sono varie fonti a cui si può fare riferimento e che possono magari essere collegate con un link alla nostra partizione Travel della intranet aziendale. Il più conosciuto è sicuramente il sito Viaggiare Sicuri, un servizio gestito dalla Unità di Crisi del nostro Ministero degli Affari Esteri. Altre soluzioni altrettanto valide sono rappresentate dal sito della IATA, l’associazione che rappresenta ben 290 Compagnie Aeree, e da quelli delle società specializzate in Crisis Management come International SOS e Safeture.
Considerando di dover gestire la trasferta partendo da casa o dall’ufficio, la prima considerazione sarà quella del mezzo più sicuro per raggiungere l’aeroporto. Se il collega non prevede di recarvisi con l’auto privata, è consigliabile fare uso di uno chauffered service. I protocolli che vengono seguiti dalle aziende di noleggio con conducente sono chiari e dettagliati e comprendono la sanificazione quotidiana della vettura con ozono, la pulizia accurata con prodotti ad uso ospedaliero di tutti i touch-point come maniglie, braccioli, comandi di apertura del finestrino. Gli autisti sono sempre muniti di guanti e mascherine e richiedono che anche il passeggero indossi quest’ultima. Infine il distanziamento interpersonale è garantito dal fatto che molti di loro accettano un unico passeggero per macchina.
L’aeroporto è un luogo di transito solitamente abbastanza frequentato ed è quindi giusto che siano state prese rigide misure di prevenzione che vanno da importanti interventi di pulizia e disinfezione degli ambienti aeroportuali, effettuati più volte al giorno con sostanze a base di cloro, ad accurate disinfezioni notturne tramite atomizzatori a perossido di idrogeno. Un altro importante intervento messo in pratica ad esempio dallo scalo di Milano Malpensa riguarda il potenziamento del sistema di aerazione, per garantire un livello di ricambio dell’aria simile a quello degli ospedali.
Fin dall’arrivo in aerostazione è obbligatorio indossare una mascherina protettiva e a tutti i passeggeri viene misurata la temperatura corporea attraverso termoscanner installati nei vari punti d’ingresso. Il distanziamento interpersonale viene mantenuto sia ai banchi di check-in nel caso sia necessario imbarcare il proprio bagaglio, sia all’atto del passaggio dei varchi doganali, che al gate del proprio volo. Si cerca di privilegiare la salita a bordo dell’aeromobile tramite finger, ma nel caso si debba far uso della navetta la stessa è previsto che possa far salire a bordo solo un numero limitato di passeggeri per volta per garantire il distanziamento. Non sarà per il momento possibile utilizzare le VIP Lounges per l’attesa, perché la maggior parte delle stesse sono rimaste al momento ancora chiuse al pubblico.
Siamo quindi arrivati a bordo del nostro aeromobile. La maggior parte dei vettori cerca, compatibilmente con il numero di passeggeri imbarcati, a favorire il distanziamento degli stessi mediante assegnazione dei posti a scacchiera. E’ in ogni caso obbligatorio a bordo l’uso della mascherina protettiva e spesso anche dei guanti monouso. Gli aeromobili di recente generazione montano tutti i filtri HEPA, che filtrano virus e batteri al 99,97% e garantiscono il ricambio totale dell’aria presente all’interno dell’aeromobile entro un breve lasso di tempo che va dai 2 ai 4 minuti. Il personale di bordo indossa sempre i dispositivi di protezione individuale e gli eventuali snack o pasti previsti sono rigorosamente serviti confezionati.
Fermiamoci quindi a riflettere mentre il nostro collega è in volo … e facciamo il punto di quelli che potrebbero essere eventuali interventi sulla Travel Policy relativi ai passaggi fino a qui descritti.
La regolamentazione del servizio di NCC è inclusa nelle policies aziendali raramente, mentre oggi, proprio in funzione delle garanzie sanitarie che offre rispetto al trasporto pubblico, sta iniziando ad essere preso seriamente in considerazione. C’è una risposta della Survey di UVET GBT che fa particolarmente riflettere sulle nuove esigenze che condizioneranno la scelta dei fornitori da parte dei Travel Managers. Il 59% degli intervistati afferma infatti che darà preferenza a quei fornitori che avranno messo in pratica le procedure di prevenzione anti-Covid 19 e questo sarà valido per ogni tipologia di servizio Travel.
Altro dato interessante è quello relativo alla domanda su eventuali interventi in ambito Policy per il segmento trasporti con un 60% del campione che intende inserire una regola di preferenza dei voli diretti proprio per evitare ai colleghi il rischio sanitario di transitare in aeroporti intermedi, e con una predizione di maggiore utilizzo di auto a noleggio rispetto al trasporto su rotaia fornita dal 48% degli intervistati.
Rimanendo in tema di interventi sulla Policy oltre il 30% dei Travel Managers che hanno partecipato alla Survey hanno dichiarato che introdurranno regole più severe in merito al comportamento di acquisto da parte dei colleghi incentivando la pratica dell’Advance Purchase con lo scopo di contenere il costo medio della tariffa aerea anche in funzione della maggiore flessibilità tariffaria che sarà necessaria.
La necessità di utilizzare esclusivamente tariffe modificabili e rimborsabili diventa infatti una delle prime regole che andranno cambiate nelle Policies, come dichiarato dal 58% del campione che ha accettato di compilare la Survey online di UVET GBT.
Ci vediamo in aeroporto quando atterrerà il vostro collega che abbiamo lasciato in volo per continuare ad accompagnarlo durante la sua trasferta nel post-Covid 19.
Antonello Lanzellotto – UVET GBT Supplier Relations
