Abbiamo visto che un mondo senza viaggi ha avuto un impatto negativo sulla crescita economica, sul progresso sociale e sul benessere delle persone.
Nel 2022 e nei prossimi anni, il settore dei viaggi d’affari dovrà affrontare il futuro con fiducia, armato di ampie conoscenze, di strumenti efficaci e di forte determinazione per continuare a progredire. In questo contesto il ruolo del travel manager assumerà una maggiore importanza ma dovrà essere ridefinito in base ai cambiamenti in atto.
Il nuovo ruolo del travel manager
Le restrizioni alla mobilità e ai viaggi ha fatto capire ai leader aziendali quanto essi siano centrali per il successo delle aziende. Lo stop ha infatti rafforzato la convinzione che gli incontri faccia a faccia siano essenziali per le aziende per instaurare collaborazioni significative, perché permettono di costruire relazioni e fiducia più facilmente rispetto agli incontri con strumenti online. Senza viaggi e riunioni in presenza è difficile innovarsi e praticamente impossibile infondere valori e costruire una cultura vincente. Questi sono tutti tratti fondamentali per le imprese ma anche per le economie e le società di successo.
Per questi motivi, durante questi anni di blocco ai viaggi, molti lavoratori hanno continuato a viaggiare presentando ai travel manager l’opportunità di ridefinire il proprio ruolo. Con i viaggi durante la pandemia infatti, i leader aziendali hanno capito che molte attività di cui si occupa il travel manager, come le comunicazioni, la fornitura di dati in tempo reale, le politiche di duty of care, la gestione delle interruzioni dei viaggi, sono ora di fondamentale importanza.
Inoltre con i viaggi, diventano più centrali alcune questioni come l’ esperienza dei dipendenti e il loro benessere, la cultura aziendale e la fidelizzazione. Questo perché con la pandemia sono cambiati i modi di lavorare e vivere, e questi nuovi modi comprendono sempre di più i viaggi (pensiamo al lavoro da remoto che permette di soggiornare altrove). Viaggi e mobilità diventano quindi centrali per la proposta di valore dei dipendenti e sempre più spesso quindi i travel manager dovranno collaborare con leader e colleghi presenti in diversi dipartimenti dell’azienda.
Questa evoluzione potrebbe portare il ruolo di travel manager ad essere sia elevato che integrato in una funzione più centrale, guidando politiche, budget e programmi di mobilità più ampi che supportino la cultura e le strategie aziendali complessive. Data la natura fondamentale del ruolo, è ora possibile fare in modo che il travel manager sai incluso almeno nelle conversazioni iniziali di policymaking, piuttosto che prendere decisioni nelle fasi successive, svolgendo un ruolo più attivo e meno passivo.
Con questo ruolo di travel manager ampliato arrivano maggiori responsabilità.
Gli imprenditori, gli azionisti e il management comprendono che le prestazioni di responsabilità sociale d’impresa di un’organizzazione sono sottoposte a un controllo senza precedenti. Ad esempio assumersi la responsabilità del proprio impatto sull’ambiente non è solo la cosa giusta da fare, ma è essenziale per rendere un’azienda a prova di futuro. La strada verso viaggi più sostenibili può essere lunga e lastricata di sfide, ma il travel manager ha un ruolo importante da svolgere nell’aiutare per percorrere questa strada.
L’impatto ambientale non è la sola questiona che riguarda la responsabilità sociale d’impresa. I criteri di diversità, equità, inclusione e benessere dei dipendenti sono centrali per un’azienda e i programmi di viaggio si stanno evolvendo per consentire più interazioni che guidano la cultura aziendale, promuovendo questi valori e alimentando la vitalità e il successo dell’impresa. Allo stesso tempo, la funzione viaggi è ora alla base delle priorità di benessere dei dipendenti di un’azienda.
Questo offre ai travel manager un’opportunità storica per ridefinire il loro ruolo e far crescere la loro influenza. Sempre più spesso, possono guidare i cambiamenti che preparano le organizzazioni a prosperare in un futuro imprevedibile.
La fiducia dei viaggiatori: la chiave per mantenere le persone in movimento
In un contesto di incertezza prevalente, coltivare la fiducia dei viaggiatori serve per sostenere il ritorno alla mobilità. La natura volatile dei viaggi causata dal Covid-19 durerà per qualche tempo, ed ecco perché i travel manager e i partner di viaggio B2B non sono mai stati così apprezzati. I viaggiatori avranno infatti un’esperienza positiva se sanno di avere qualcuno che può supportarli, in un mondo in cui le regole di viaggio possono cambiare in un attimo. Sentire di essere supportati quando si è lontani da casa può aumentare la fiducia dei viaggiatori e ne migliora il benessere.
Le comunicazioni riguardo alle regole di viaggio devono essere tempestive e mirate e la tecnologia svolge un ruolo fondamentale in questo, offrendo ai viaggiatori un facile accesso a informazioni vitali, chiare e semplici. I travel manager possono fornire ai viaggiatori dati certi ed aggiornati utilizzando la tecnologia e gli strumenti per tenerli informati in ogni fase del viaggio: mentre pianificano e prenotano, prima di partire e mentre sono in movimento .
Ciò porta anche a maggiori aspettative di informazioni: un sondaggio tra i consumatori statunitensi durante la pandemia ha rilevato che quasi l’85% avrebbe preso decisioni su voli e alloggi in base alle comunicazioni sulla sicurezza.
Bisogna tenere a mente anche che le comunicazioni efficaci sono bidirezionali: i viaggiatori devono essere in grado di porre domande, cercare aiuto e ottenere consigli e dare feedback sulle loro esperienze, che dovranno essere prese in considerazione per migliorare i servizi offerti. I travel manager dovrebbero sforzarsi di imparare dai viaggiatori, creando in modo proattivo opportunità di feedback che possono essere sfruttate per migliorare la loro esperienza complessiva e garantire che i programmi e le politiche di viaggio siano in linea con le aspettative delle persone.
Stabilire comunicazioni bidirezionali può anche sostenere un approccio olistico al benessere dei dipendenti, i quali hanno ricalibrato le priorità e adattato le loro vite con una rinnovata attenzione alla crescita personale, alla qualità della vita e alle relazioni interpersonali, fattori strettamente legati ai viaggi.
La sostenibilità influenza le scelte di viaggio
La pressione sui leader aziendali per iniziare a mostrare risultati sulla strada verso obiettivi di sostenibilità ambientale sta aumentando. La pressione viene da tutte le parti: investitori, partner, dipendenti, legislatori e, naturalmente, clienti e nel 2022, possiamo aspettarci di vedere le aziende intensificare gli sforzi per dimostrare progressi reali nella riduzione delle emissioni provenienti dagli spostamenti. Nel frattempo, i viaggi saranno ancora vitali per le organizzazioni ed aumenterà la consapevolezza che essi sono un fattore chiave per risultati di successo per aziende, individui e comunità. Abbiamo visto infatti, e continuiamo a vedere, una rinascita della domanda di viaggi d’affari ovunque le restrizioni siano allentate.
La domanda dicotomica di viaggi e riduzione del carbonio rappresenta una grande sfida. Ma ci sono anche opportunità significative nel guidare gli investimenti e l’innovazione necessari per ottenere viaggi a emissioni zero. Il programma di viaggio sarà un’area chiave di controllo: i travel manager dovranno lavorare a stretto contatto con le parti interessate, i partner e i fornitori di servizi per identificare le migliori soluzioni per ridurre le emissioni legate ai viaggi.
In questa fase, i dati sono fondamentali per identificare azioni efficaci per raggiungere obiettivi di sostenibilità. Lavorando con i partner e analizzando i loro dati, i travel manager possono scoprire quali hotel soddisfano gli standard di certificazione verde, scegliere per i viaggiatori aeromobili a basse emissioni o passando al trasporto ferroviario ove possibile o utilizzando veicoli elettrici. Queste iniziative richiedono che i travel manager lavorino con partner, fornitori e viaggiatori per facilitare la necessaria gestione del cambiamento.
Come abbiamo visto durante la pandemia, il nostro settore può essere resiliente, intraprendente e collaborativo: è importante saper sfruttare questi punti di forza per affrontare la più grande sfida che il nostro pianeta e il nostro settore devono sostenere.
I viaggi aziendali possono guidare il progresso verso la diversità, l’equità e l’inclusione
I professionisti dei viaggi aziendali possono svolgere un ruolo fondamentale anche nella promozione di valori quali diversità, equità, inclusione nella loro organizzazione. Sempre più aziende considerano una priorità chiave la creazione di una cultura aziendale innovativa ed inclusiva, e le parti interessate, inclusi dipendenti, clienti e investitori, si aspettano che le organizzazioni si impegnino a raggiungere questi obiettivi.
Dato che le persone sono centrali in questo ruolo, non sorprende che i travel manager aziendali stiano aprendo la strada a questa strategia integrando obiettivi e pratiche di diversità e inclusione nei loro programmi. I travel manager devono integrare nelle policy di viaggio anche attività e valori che supportino tutti i dipendenti e che dimostrino che l’inclusività è parte integrante della cultura aziendale. Un esempio potrebbe essere quello di garantire una politica che consentirà anche alle persone con disabilità di viaggiare comodamente.
Un numero crescente di travel manager sta ora guardando oltre i confini della propria organizzazione per esaminare in che modo le relazioni con i fornitori contribuiscono ai loro obiettivi di responsabilità sociale. Stanno rivedendo gli accordi della supply chain e si stanno impegnando a concentrare maggiormente i loro investimenti su fornitori piccoli e diversificati. Una politica di diversificazione dei fornitori –chiamata approvvigionamento inclusivo – è un modo tangibile per supportare le aziende in sintonia con i propri valori. L’approvvigionamento da diversi fornitori è una strategia inclusiva che porta ad avere accesso a una maggiore scelta e a un maggiore rapporto qualità-prezzo, amplia il bacino dei potenziali fornitori promuovendo la concorrenza e, sbloccando ulteriori opzioni di sourcing, può rendere la supply chain più resiliente e agile.
La diversificazione dei fornitori è fondamentale per i viaggi d’affari ed è diventata ancora più importante nel 2021. Con l’aumento della domanda di viaggi della scorsa estate, le richieste da parte dei clienti di dati sulla diversità e la sostenibilità dei fornitori sono aumentate vertiginosamente. Nel 2022 sarà un tema centrale per i viaggi aziendali e dovremo aspettarci di vedere la maggior parte delle attività di diversificazione dei fornitori nelle categorie hotel, riunioni ed eventi e trasporti. Per creare esperienze che soddisfino i diversi obiettivi dei loro clienti infatti, questi settori operano con un’ampia varietà di fornitori e sedi.
In ogni caso, i travel manager guideranno questa operazione, facendo scelte opportune in termini di sostenibilità e responsabilità e comunicando, in un’ottica di trasparenza, tali scelte, ai clienti, ai viaggiatori e agli altri dipartimenti dell’azienda.
I travel manager guideranno la ripresa
La ripresa dei viaggi, in particolare quella dei viaggi aziendali è ormai iniziata e le aziende non devono farsi trovare impreparate, ma devono saper gestire questa fase, caratterizzata da numerosi cambiamenti.
È proprio in questa fase che i travel manager diventano essenziali ma in ruolo che va rivisto, ampliandolo e rendendolo più attivo. Saranno molte le responsabilità di cui dovrà occuparsi e verrà integrato in una funzione più centrale, in cui, in collaborazione con le altre funzioni aziendali, dovrà gestire attività più ampie che supportano la cultura e le strategie aziendali complessive.
Se, come abbiamo visto, i viaggi sono essenziali per il successo di un’azienda, e la loro ripartenza è quindi una priorità primaria nel 2022 e negli anni a venire, non potrà non esserlo anche il travel manager, chiamato a guidare la ripresa.
Fonte: Business travel in 2022 and beyond. Key trends for corporate travel and meetings managers – American Express Global Business Travel
Giorgia Camisasca, Salvatore Sacco – Marketing & Communication Department
