L’evoluzione del Self Booking Tool di Uvet GBT rende ancora più semplice prenotare una trasferta, per se stessi o per altri colleghi della propria azienda. BizTravel Evolution è migliorato nella navigazione rispetto alla versione precedente e si è arricchito di molte funzionalità, per adattarsi al meglio alle esigenze dei nostri clienti.
Con BTE si potrà facilmente e velocemente creare il proprio itinerario, personalizzato e perfettamente conforme alle policy della propria azienda. Le trasferte saranno perfettamente sotto controllo e comodamente gestibili, in modo da poterle modificare come e quando si vuole.
Già dalla Home Page sono visibili le novità e tutte le funzionalità a nostra disposizione, a cui potremo facilmente accedere. Sarà possibile creare una nuova trasferta, o visualizzare quelle già programmate o effettuate, sia dell’utente stesso che quelle di altri colleghi, nel caso l’utente abbia il ruolo di approvatore. Ma non solo: con le sezioni Informazioni e Notizie per la mobilità, si sarà sempre aggiornati su meteo, orari di voli e treni, scioperi, chiusure, documenti di viaggio necessari, restrizioni Covid, modalità di ingresso in un paese e molto altro.
Vediamo nel dettaglio cosa possiamo fare con BTE.
Impostare la propria trasferta
La creazione di una nuova trasferta (per se stessi o per conto di altri) è intuitivo e veloce. Basterà inserire il nome della trasferta, il luogo di partenza e quella di destinazione, la data e l’ora di inizio e fine, e la motivazione. E’ possibile anche inserire un rientro diverso dal luogo di partenza oppure inserire più tappe.
Dopo aver compilato tutti i campi della trasferta il sistema chiederà di selezionare i servizi di viaggio di cui abbiamo bisogno, tra cui Voli, Treni, Hotel, Auto e Altri servizi.
Selezionando voli o treni ad esempio, verranno evidenziate alcune migliori soluzioni di viaggio per quella tratta (Best Buy) in base al prezzo, ricavate online o dai sistemi GDS per i voli, e dai sistemi di Trenitalia ed NTV per i treni.
Inoltre verranno mostrate tutte le combinazioni di viaggio, miste tra treno e aereo, inclusi anche eventuali low-cost, in ordine crescente per tariffe.
Avremo anche la possibilità di impostare alcuni filtri che ci consentiranno di includere o escludere alcune opzioni di viaggio in base alle nostre preferenze, come la sola andata, le opzioni low-cost, voli o treni diretti, il ritorno in un diverso aeroporto o stazione, le stazioni ferroviarie o le compagnie aeree di partenza e arrivo, le classi tariffarie.
Il tool permette anche di consultare le regole tariffarie che indicano se la tariffa è restrittiva, modificabile o cancellabile, con penale o meno e l’importo di essa, se include servizi come il bagaglio da stiva o bagaglio a mano. Le informazioni tariffarie sono estrapolate direttamente dai sistemi di prenotazione dei principali GDS che vengono e sono molto dettagliate.
La schermata di prenotazione include infine anche la possibilità di selezionare il posto a sedere sull’aeromobile o sul treno.
Una volta confermata la trasferta, otterremo la nostra Timeline, cioè una schermata riepilogativa con la visualizzazione della tratta inserita nel carrello e il relativo costo.
Una volta acquistata la trasferta avremo la possibilità di fare il Web Check-in, una delle ultime funzionalità introdotte dal tool. Il sistema ci collegherà direttamente alla pagina della compagnia aerea dove potremo svolgere le nostre operazioni di web check-in secondo le specifiche modalità.
Prenotare un hotel
Una volta prenotato il treno o l’aereo, potremo anche selezionare l’hotel per il soggiorno. La schermata ci proporrà tutte le opzioni disponibili segnalandoci anche le strutture che hanno ottenuto una certificazione di qualità per le misure Covid.
Potremmo anche visualizzare comodamente tutti gli hotel da una mappa e cliccando su uno di essi si accederà alle informazioni di ognuno: l’indirizzo, una gallery, una descrizione dei servizi disponibili e le tariffe esposte in ordine crescente di prezzo accompagnate da tutte le regole tariffarie in vigore quali policy di cancellazione, servizi free e molto altro.
Aggiungendo alla trasferta l’hotel prescelto, la nostra Timeline si aggiornerà automaticamente mostrandoci un nuovo stato di avanzamento con il nuovo prezzo totale.
Prenotare un’ autovettura
Infine è possibile anche prenotare un auto tramite tre richieste: richiesta di auto aziendale, richiesta di auto a noleggio , richiesta di auto personale. L’auto potrà essere prenotata insieme ad altri servizi (es hotel, volo o treno) o meno.
I filtri permettono di selezionare per prezzo, per tipologia di auto o per compagnie di rent a car. Quando avremo selezionato la tipologia di auto prescelta otterremo una schermata riepilogativa con tutti i dettagli della prenotazione e, una volta confermata, otterremo un nuovo aggiornamento della Timeline, con il servizio di noleggio auto e la relativa tariffa aggiornata.
Altri Servizi
Dopo aver generato una trasferta tramite volo o treno ed hotel ed auto, potremmo avere la necessità di aggiungere altri servizi (ad es. salette meeting, visti, Esta e molto altro).
Nel campo da compilare che comparirà avremo la possibilità di aggiungere un servizio generico e personalizzabile, in una richiesta che verrà poi processata dall’Agenzia. La Dashboard si aggiornerà automaticamente con l’ultimo servizio richiesto.
La prenotazione di servizi Fuori Policy Per tutti i servizi disponibili su BizTravel Evolution è possibile, se previsto, visualizzare e prenotare anche soluzioni di viaggio fuori policy. Se verrà selezionata una di queste soluzioni, il tool le segnalerà tramite un alert, e basterà inserire un giustificativo al fine di poter confermare l’acquisto del servizio fuori policy.
Cosa è possibile fare con la trasferta creata
Una volta che la trasferta è stata generata, possiamo svolgere diverse azioni. Possiamo semplicemente visualizzare la trasferta, in una panoramica generale della Timeline in modo da consultare tutti i servizi prenotati ma anche tutte le azioni che hanno generato la trasferta e l’autore di essa. Possiamo salvare la trasferta tra le “preferite” per memorizzarla per il futuro e riprenotarla più velocemente. Possiamo modificare la trasferta, cambiandone i servizi, oppure cancellarla del tutto. Infine possiamo duplicarla, per riprenotare gli stessi servizi in date diverse o condividerla via mail.
Abbiamo anche a disposizione un archivio completo nella Home Page. Entrando in questa pagina visualizzeremo facilmente tutte le trasferte suddivise in base a diverse categorie. Quelle autorizzate dal nostro approver, quelle programmate per il futuro, le preferite, le bozze ancora in lavorazione e quelle precedenti già concluse.
Anche nell’archivio delle trasferte disponiamo di una funzione filtri che ci permettere di fare una ricerca più mirata per numero di trasferta, per destinazione, per data o per status di richiesta.
Il Profilo del Viaggiatore
Questa sezione del tool ha principalmente lo scopo di memorizzare tutte le informazioni utili relative al viaggiatore, ed è importante che sia sempre aggiornata. Se correttamente compilata, consentirà infatti all’operatore dell’agenzia di avere contatti aggiornati sul Traveller per una pronta reperibilità, di raccogliere le sue preferenze su posti volo o treno, in modo da garantire prenotazioni che soddisfino le esigenze e i gusti del cliente, di avere una tracciatura delle Fidelity Card, consentendo una prenotazione più accurata, e quella sui documenti di viaggio che permette all’operatore di procedere più velocemente alle prenotazioni avendo già tutti questi dati disponibili.
Il tool di cui avevi bisogno
Con le sue molteplici funzionalità, il tool è progettato per soddisfare le specifiche esigenze di ogni cliente. Si presta quindi ad una customizzazione del sistema in modo da prenotare e gestire le trasferte a seconda dei propri bisogni.
BizTravel Evolution inoltre è direttamente connesso all’agenzia viaggi Uvet GBT ed è attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Giorgia Camisasca, Salvatore Sacco – Marketing & Communication Department
