Il viaggio è una parte essenziale del modo in cui le aziende fanno affari ma non priva di rischi, soprattutto come abbiamo visto durante la pandemia da Covid-19. Per questo si rende necessario cercare di prevedere cosa potrebbe succedere e pianificare di conseguenza ogni fase del viaggio, in modo da poter gestire ogni rischio mantenendo in sicurezza i propri dipendenti e assicurando così il successo dell’azienda.
Ad esempio in caso di imprevisti durante il viaggio, come si possono individuare rapidamente i propri dipendenti in trasferta? Come riportarli a casa in modo rapido e sicuro? Come accertarsi che i dipendenti in viaggio sappiano cosa fare in queste situazioni?
Sono quesiti da porsi relativamente a qualsiasi emergenza, da disastri naturali a disordini politici o crisi sanitarie. Pianificare in anticipo è fondamentale, come lo è avere un piano solido per tutti i possibili scenari.
In questo articolo cercheremo di capire come preparare, attuare e comunicare un programma di gestione del rischio che garantisca la continuità durante i viaggi di lavoro e protegga i viaggiatori ovunque in ogni luogo e in ogni situazione.
Pianificazione dei viaggi d’affari e sicurezza dei dipendenti
Man mano che le organizzazioni si espandono, la gestione dei viaggi e della sicurezza dei viaggiatori diventa sempre più complessa e garantire che la propria azienda sappia rispondere in maniera efficace a qualsiasi interruzione di viaggio proteggendo i propri dipendenti è la chiave per mantenere la continuità dei viaggi d’affari. Promuovere una forte cultura del duty of care è essenziale, perché dando supporto ai dipendenti aumenterà la loro fiducia in modo che possano concentrarsi maggiormente sul proprio lavoro anziché sulla dinamiche del viaggio d’affari. Tutto ciò implica il rendersi conto che il benessere fisico e mentale dei dipendenti è essenziale per il successo dell’azienda. Se i viaggi sono frenati a causa delle apprensioni o i dipendenti non si sentono sicuri, le prestazioni dell’azienda ne risentiranno.
Da un sondaggio BTN su 229 travel manager, acquirenti di viaggi, responsabili della sicurezza, si è scoperto che nella loro capacità di rispondere a emergenza, solo il 27% aveva un processo di risposta documentato e applicato in modo coerente e solo il 4% si è preoccupato di fare formazione per migliorare la velocità di risposta e la sua efficacia. La maggior parte è rimasta senza un piano definito per gestire le emergenze, trascurando la sicurezza e il benessere dei viaggiatori.
Possibili problematiche e best practice per la continuità dei viaggi d’affari
Alcuni inconvenienti possono far fallire i piani durante il viaggio. Ecco i tre più comuni e quelli più di impatto, su cui le aziende devono concentrarsi maggiormente:
Assenza di programmi di viaggio all’avanguardia e piattaforme di prenotazione: politiche e strumenti che ostacolano la pianificazione portano ad scoraggiare i dipendenti ad utilizzarli e a prenotare con altri sistemi. In questo modo si perderà la visibilità dei dettagli di viaggio dei propri dipendenti e quindi sarà limitata la capacità di rispondere in modo veloce ed efficace ad eventuali problemi.
Mancanza di chiarezza su policy, protocolli e cosa avviene in caso di emergenza: le politiche da attuare in caso di emergenza potrebbero essere adeguate ed efficaci ma se i viaggiatori non ne sono informati sarà difficile metterle in atto. Una formazione adeguata ed una comunicazione efficace faranno la differenza sulla capacità del viaggiatore di mettersi in sicurezza in situazioni di emergenza.
I dipendenti non si sentono supportati: questo può portare ad agire in maniera errata durante il viaggio. Le politiche devono essere riviste nella loro applicabilità nel reale, bisogna comunicare e condividere promemoria, numeri utili, rivedere le assicurazioni di viaggio, dare consigli sanitari.
I passaggi chiave per far fronte a questi ed ulteriori problemi è il prepararsi a tutte le possibili emergenze, assicurarsi che i protocolli siano facilmente accessibili e comprensibili dai dipendenti, comunicare cosa fare regolarmente in caso di emergenza e facilitare l’applicazione di queste misure nel mondo reale.
Pianificazione
Pensare alla gamma di possibili problemi che potrebbero sorgere e come rispondere ad essi è il primo passo fondamentale. Nel report di Tripactions troviamo alcune domande fondamentali che le aziende dovrebbero porsi e che possono aiutare a prepararsi alla risposta in caso di emergenza. Ad esempio: chi ha la responsabilità di rimanere aggiornato su tutti gli sviluppi di un viaggio di un dipendente? C’è un interfaccia unica dove si possono ricevere tutte le informazioni su tutti i dipendenti in viaggio? Che risorse ci sono in ogni location per gestire un’emergenza? Si è in grado di stabilire una lista di luoghi critici e di definire se in questi paesi c’è bisogno di precauzioni particolari o una formazione speciale? Il piano è flessibile e alla portata delle esigenze dell’azienda, in particolare in tempi di crisi e i dipendenti possono quindi facilmente riorganizzare il viaggio? C’è un supporto 24/24h a cui i dipendenti sanno come accedervi?
Agire in anticipo e prepararsi a rispondere a tutti gli possibili scenari, contribuirà a ridurre il carico di lavoro in caso di emergenza.
Comunicazione
I viaggiatori dovrebbero essere consapevoli di avere supporto e come ottenerlo. È quindi importante che le politiche e i regolamenti relativi ai viaggi siano chiaramente comunicati ai dipendenti, in modo che essi, conoscendo il protocollo prima di partire, sappiano come agire in caso di emergenza e sappiano chi contattare in questi casi, anche in destinazioni a basso rischio.
Nel mentre i leader aziendali dovrebbero costantemente rivedere la loro politica di gestione dei viaggi, per vedere cosa funziona e quali sono i punti critici.
Visibilità
Una volta che si è preparati ad agire in caso di emergenza è fondamentale mantenere la visibilità della posizione dei dipendenti in viaggio e dei loro piani di viaggio. Bisogna anche essere proattivi nella valutazione dei rischi per capire quali sono le soluzioni appropriate. Per questo è anche necessario saper accedere facilmente e monitorare tutte le comunicazione delle autorità sanitarie pubbliche e governative e poi sapere come contattare tutti i dipendenti in qualsiasi momento.
Facilitazione
Avere gli strumenti, i team e le politiche giusti serve a facilitare e rendere più rapida la risposta in caso di emergenza durante il viaggio. La pianificazione e la comunicazione sono infatti valide solo quando i mezzi sono adeguati.
Affidarsi ad una Travel Management Company permette di garantire più facilmente la continuità del viaggio d’affari e la salute e la sicurezza dei propri dipendenti in viaggio, poiché porta i seguenti principali vantaggi:
- Una piattaforma di prenotazione viaggi centralizzata e con visibilità globale, che permette, con facilità d’utilizzo, una gestione all-in-one che acquisisce tutti i dettagli di viaggio dei dipendenti.
- Piena visibilità sui viaggi dei dipendenti: quando le prenotazioni vengono effettuate tramite una TMC, i dati possono essere inseriti in report facilmente accessibili che aiutano a capire dove è necessario implementare dei cambiamenti nelle politiche di viaggio. I travel manager possono essere così più proattivi nel pianificare i viaggi e nel prendere decisioni più rapide, se hanno un programma flessibile e strumenti adeguati.
- Facile accesso alle comunicazioni: più i canali di comunicazioni sono semplici e sempre attivi, più i viaggiatori possano concentrarsi il più possibile sul proprio lavoro.
Conclusione
Le aspettative dei dipendenti sui viaggi d’affari si sono evolute considerevolmente soprattutto con la pandemia da Covid-19, dando molta più importanza alla sicurezza e al benessere durante il viaggio. Serve un approccio alla gestione dei viaggi che garantisca visibilità completa, un programma e degli strumenti adeguati per tenere i viaggiatori in sicurezza e sotto controllo le spese.
Le travel management company possono supportare le aziende in questa situazione, fornendo un luogo centralizzato per la prenotazione dei viaggi, facilitandone la gestione, il monitoraggio e la comunicazione con i viaggiatori. Questo consente di mantenere continuità durante i viaggi di lavoro, riducendo i tempi di risposta e facilitando le azioni di supporto.
Fonte: Prioritizing Business Travel Continuity for Global Emergencies – TripActions
Giorgia Camisasca, Salvatore Sacco – Marketing & Communication Department
