Abbiamo sempre saputo che il Business Travel è quello che riparte per primo e lo farà anche nel post-Covid19. È sottinteso che la curva del grafico della ripresa sarà condizionata soprattutto dalla riduzione delle restrizioni imposte dai Governi, e a seguire dall’ indice di fiducia sui protocolli di salute e sicurezza sia da parte delle Aziende che dei loro viaggiatori. Con il nuovo decreto del 18 maggio continuano ad essere timidamente permessi gli spostamenti per lavoro tra le regioni italiane solo “per comprovate esigenze lavorative”, per muoversi liberamente tra le Regioni bisognerà attendere il 3 Giugno. Nella stessa data sarà possibile anche la ripresa dei viaggi in Europa. La scorsa settimana la Comunità Europea ha diffuso il documento “Guidelines on the progressive restoration of transport services and connectivity” con il quale esorta Stati Membri ed Associati a coordinarsi tra loro per ripristinare il normale funzionamento dello spazio Schengen di libera circolazione non appena la situazione sanitaria lo consentirà… L’Italia ha quindi fatto la sua parte comunicando ufficialmente che dal 3 Giugno le frontiere saranno aperte per i viaggiatori provenienti dai Paesi dell’area Schengen e che non saranno soggetti ad un periodo di quarantena. Ora aspettiamo che gli altri Stati facciano qualcosa di analogo. Due settimane fa infatti era stata diffusa la comunicazione “Second assessment of the application of the temporary restriction on non-essential travel to the EU” nella quale gli Stati venivano invitati a prorogare fino al 15 Giugno il divieto di ingresso ai viaggiatori provenienti dalle aree Extra-Schengen. Abbiamo quindi ancora un po’ di giorni a disposizione per predisporre la nostra road map per la ripresa regolare dei viaggi Corporate.
Nelle scorse settimane ACTE.org, il sito della influente comunità internazionale dei professionisti del Corporate Travel, ha ospitato nel proprio blog una interessante discussione sulle tematiche della ripresa dei viaggi d’affari all’interno della quale la società di consulenza Festive Road ha introdotto il termine “Permissible Travel” come risultato della equazione Company Confidence x Traveler Confidence x Government Permission.
E’ quindi evidente che mettendo da parte le restrizioni dei Governi che possiamo solo subire passivamente, i Travel Managers possono iniziare a lavorare sull’indice di fiducia esistente all’interno della propria Azienda. Le interviste a Frequent Travellers e Top Management sono quindi il primo step su cui il TM dovrebbe concentrarsi in questa fase di ripresa.
Dalla survey condotta la scorsa settimana da UVET GBT su un importante campione di Aziende italiane e Internazionali emerge che tale procedura non è ancora stata pianificata da circa il 68% degli intervistati contro appena il 25% di coloro che hanno già iniziato il processo di raccolta del sentiment di colleghi e managers.
È vero che sono molti i viaggiatori che non vedono l’ora di tornare alle loro vecchie abitudini di trasferta, ma non dobbiamo sottovalutare l’aspetto psicologico che il periodo del lock-down casalingo può aver generato. A tale proposito vi suggeriamo la lettura di un articolo recentemente apparso sul quotidiano online PuntoSicuro, rivista ufficiale della Associazione Italiana Formatori della Sicurezza sul Lavoro.
Il nostro suggerimento è quello di condurre una breve indagine interna su quello che è il punto di vista dei vostri Frequent Travellers nel “New normal” period. I dati che otterremo potranno aiutarci a focalizzare la nostra attenzione sulla scelta dei Partner a breve termine. Un buon metodo può anche essere quello di iniziare a pubblicare all’ interno della intranet aziendale contenuti ed informazioni “certificati” e rassicuranti; tutti in questo periodo siamo stati bombardati anche da fake news e quindi ristabilire un canale ufficiale di informazione legata al Travel sarà sicuramente di aiuto per fare chiarezza. La maggior parte dei fornitori di servizi di trasferta stanno producendo ottimo materiale video relativo alle misure che stanno mettendo in atto per garantire la sicurezza sanitaria dei viaggiatori. Perché quindi non a mettere a disposizione dei colleghi queste informazioni che li aiuteranno sicuramente a comprendere che il peggio è passato e che dobbiamo tutti guardare avanti con fiducia?
Il tema della tipologia di viaggi (domestici e/o internazionali) che saranno autorizzati nella fase di ripresa post-Covid19 per iniziare di nuovo a mettere in moto il nostro business ci imporrà inevitabilmente di affrontare con il Top Management e con le funzioni aziendali preposte il tema delle autorizzazioni.
Di sicuro ogni Azienda partirà con il principio che le trasferte si effettueranno “solo se realmente necessarie”, dato che è emerso in modo inequivocabile anche dalle risposte degli intervistati con la nostra recente Survey (75% del campione). Ma sappiamo bene che non tutte le attività possono essere svolte in modo ottimale tramite una video-call e quindi avremo sicuramente all’ interno della Azienda alcuni reparti che assumeranno il ruolo di “ricognitori”, saranno cioè quelli che riprenderanno per primi l’attività “sul campo” svolgendo per il TM un ruolo prezioso per la fase di fine-tuning.
Comprendere dai vari reparti aziendali le tempistiche con cui dovranno iniziare nuovamente ad andare in trasferta unitamente agli aspetti sanitari su cui sono maggiormente sensibili consente al Travel Manager di elaborare un documento interno che valorizzerà il proprio lavoro e metterà a disposizione del Top Management tutti gli elementi necessari per stabilire regole e procedure interne. Allo stesso tempo consentirà al TM di iniziare a valutare eventuali interventi sulla Travel Policy e sulla selezione dei Suppliers.
Creare un Focus-Group interno alla Azienda con i rappresentanti dei settori su cui ha maggiore impatto diretto ed indiretto il processo di trasferta (HR, Corporate Security, Sales, etc) vi consentirà inoltre di armonizzare un percorso di ritorno alla normalità che tenga in considerazione le esigenze specifiche di ciascuno degli attori in campo.
Nell’ indagine condotta da UVET GBT il campione intervistato si divide in modo equilibrato tra coloro (40%) che esprimono la certezza di non dover modificare il workflow autorizzativo in essere e chi invece sente l’esigenza di implementare un doppio step autorizzativo (24%) o di necessitare di una autorizzazione specifica del CEO per consentire ai colleghi di effettuare la trasferta.
Aiutare il Management ad essere sempre aggiornato su come i nostri fornitori stanno affrontando il “Duty of Care” in ambito sanitario sarà particolarmente utile per definire il livello di potenziale “rischio” a cui potrebbe andare incontro il collega che si appresta a partire per un viaggio di lavoro e di conseguenza modulare il livello di escalation autorizzativa necessaria. L’ambito nazionale, il primo in cui stiamo iniziando a riprendere le nostre abitudini, ha in effetti poca necessità di inasprimento delle procedure che già avevamo in essere. Le policies in termini sanitario messe in pista dal vettore di bandiera, dagli operatori del trasporto ferroviario e da quelli del noleggio a breve termine sono chiare ed esaustive e non lasciano adito a dubbi per quanto riguarda le misure che sono state prese per garantire il distanziamento sociale e ridurre al minimo il rischio di contagio. Discorso ancora aperto è quello del mondo dell’ hospitality nel quale sarà importante nei prossimi giorni definire a quale protocollo nazionale dovremo fare riferimento per assegnare alle strutture alberghiere un bollino di qualità sulle misure di prevenzione adottate.
Il tema della possibile revisione delle Travel Policies sarà la prossima tappa su cui andremo a disegnare la nostra road map.
Antonello Lanzellotto – UVET GBT Supplier Relations
