Premessa

La Società Uvet Global Business Travel S.p.A. afferma che i principi fondanti delle proprie attività aziendali sono:

– il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui opera;

– il ripudio di ogni discriminazione delle persone basata sul sesso, sulle razze, sulle lingue, sulle condizioni personali e sociali, sul credo religioso e politico;

– il favorire un ambiente di lavoro che, ispirato al rispetto, alla correttezza ed alla collaborazione e sulla base dell’esperienza maturata nei settori di competenza, permetta il coinvolgimento e la responsabilizzazione di dipendenti e collaboratori, con riguardo agli specifici obiettivi da raggiungere ed alle modalità per perseguirli.

Al fine di garantire lo sviluppo dei principi di legalità, lealtà e correttezza, da sempre perseguiti, procede alla emanazione del presente Codice Etico, che oltre a costituire per tutti coloro che operano in nome e per conto dell’Azienda un valido elemento di sensibilizzazione definendo regole e comportamenti, riaffermi con grande forza che la correttezza, la linearità e la liceità nel lavoro costituiscono e costituiranno sempre un valore imprescindibile da perseguire con ogni mezzo.

Ciò darà garanzia di una duplice funzione: la diffusione di criteri omogenei e trasparenti per lo svolgimento delle mansioni affidate.

Pertanto tutti coloro che collaborano con la Società, a qualsiasi titolo, con essa devono sentirsi impegnati per il conseguimento di questo obiettivo nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità.

Principi Generali

1. Valore del Codice

Il presente Codice costituisce documento ufficiale della Società.

2. Destinatari del Codice

Nel presente Codice Etico sono contenuti i principi fondamentali a cui si ispira Uvet GBT nella conduzione degli affari e delle attività aziendali.

Questi principi costituiscono specificazioni esemplificative dei doveri e degli obblighi di diligenza, integrità, correttezza e lealtà che caratterizzano l’operato di Uvet GBT, sia nei rapporti con i terzi sia nell’ambiente interno di lavoro.

Per questa ragione, le disposizioni del Codice Etico sono vincolanti per tutti coloro che siano legati alla società ed in generale al Gruppo Uvet da rapporti di lavoro, a qualsiasi livello, subordinato o dirigenziale, o che agiscano nell’interesse o in nome e per conto di Uvet GBT, (complessivamente denominati i “Destinatari”).

In particolare i soggetti che, a vario titolo, collaborano con la Società sono tenuti al rispetto:

• delle leggi vigenti e della normativa specifica di settore;
• delle norme contrattuali.

Si esortano tutti i destinatari del presente Codice a tenere una condotta improntata alla massima integrità e correttezza anche nell’esercizio delle proprie funzioni al di fuori dei luoghi di lavoro e ad evitare situazioni che possano condurre a comportamenti non conformi ai valori fondanti della Società.

Uvet GBT si impegna a portare a conoscenza di tutti i Destinatari, con mezzi adeguati allo scopo, i principi contenuti nel presente Codice Etico. Uvet GBT chiede, inoltre, ai propri fornitori e clienti di tenere una condotta in linea con quanto stabilito nel presente Codice Etico, impegnandosi a far conoscere e diffondere anche presso clienti, fornitori e terzi in genere il contenuto del Codice Etico.

Al fine di garantire il pieno rispetto del Codice, i Destinatari del presente Codice sono tenuti a manifestare (nelle modalità del successivo paragrafo 19) eventuali irregolarità, anomalie o fatti che possano costituire reato, da altri compiute, anche derivanti da comportamenti autorizzati da funzioni competenti: la Società garantisce tutela ai soggetti coinvolti.

3. Impegni della Società

La Società garantisce che la propria attività sarà svolta nel rispetto dei valori su cui tale Codice si basa. A tal fine assicura:

• l’adozione di tutte le misure necessarie per promuovere e diffondere i contenuti dello stesso all’interno della propria struttura e nei confronti dei Destinatari;
• il costante aggiornamento del Codice (per il recepimento di eventuali modifiche organizzative, normative, ecc.) e la tempestiva comunicazione delle variazioni dello stesso all’interno della struttura a tutti i Destinatari;
• il rispetto dello stesso, tramite un’attenta azione di vigilanza e prevenzione e, laddove si renda necessario, sanzione di eventuali violazioni ai sensi della vigente normativa legale e contrattuale.

4. I Valori Fondanti

I valori fondanti sono quei principi su cui si basano le scelte ed i comportamenti delle persone appartenenti all’organizzazione.

La Società ha come valore imprescindibile il rispetto di leggi e regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui essa opera.

La Società – conformemente a quanto indicato dalla “Carta dei valori d’impresa” emanata dall’Istituto Europeo per il Bilancio Sociale – fa propri i seguenti valori:

• la centralità della persona, il rispetto della sua integrità fisica e culturale e il rispetto dei suoi valori di interrelazione con gli altri;
• la valorizzazione delle risorse umane attraverso percorsi di accrescimento professionale e partecipazione agli scopi di impresa;
• il rispetto e la tutela dell’ambiente;
• l’attenzione ai bisogni ed alle aspettative legittime degli interlocutori interni ed esterni finalizzata ad un miglioramento del clima aziendale;
• l’affidabilità dei sistemi IT e delle procedure di gestione per la massima sicurezza degli addetti, della collettività e dell’ambiente;
• l’efficienza, l’efficacia e l’economicità delle piattaforme informatiche per accrescere costantemente i livelli di redditività e di competitività dell’impresa;
• l’impegno costante nella ricerca e nello sviluppo per favorire e percorrere, nel perseguimento del disegno strategico, il massimo grado di innovazione;
• la correttezza e la trasparenza nella gestione di tutte le attività delle aziende del Gruppo Uvet in conformità alle norme ed alle convenzioni vigenti, nei riguardi delle componenti interne ed esterne all’impresa;
• l’interrelazione con la collettività e con le sue componenti rappresentative, per un dialogo partecipativo di scambio e di arricchimento sociale, finalizzato al miglioramento della qualità della vita.

Organizzazione Interna

5. Gli organi di direzione e controllo

Gli organi di direzione, gestione e controllo (Azionisti, Consiglieri di Amministrazione, General Manager e Dirigenti) devono agire nel rispetto delle disposizioni di legge, della normativa interna aziendale vigente ed adottare comportamenti coerenti con i principi contenuti nel presente Codice Etico.

In particolare operano con le modalità tali da garantire la salvaguardia del patrimonio e della capacità finanziaria, la correttezza e la libertà di formazione e si fanno, inoltre, promotori della cultura della legalità e del controllo.

6. Principi dell’organizzazione

Ogni operazione e/o transazione, intesa nel senso più ampio del termine, deve essere legittima, autorizzata, coerente, congrua, documentata, registrata ed in ogni tempo verificabile.

Uvet GBT, per favorire il rispetto dei valori aziendali sopra richiamati da parte di tutti i soggetti destinatari del presente Codice Etico, ha predisposto specifiche regole di comportamento riportate nei successivi paragrafi.

Ciascun Destinatario deve assicurare che ogni decisione assunta nel proprio ambito di attività sia presa nell’interesse della Società e sia conforme ai piani ed agli indirizzi degli organi sociali. Va dunque evitata qualunque situazione di conflitto di interesse tra attività economiche personali o familiari e mansioni aziendali ricoperte.

7. I Soci

Uvet Global Business Travel S.p.A. persegue l’obiettivo di creare valore per gli azionisti, impegnandosi a soddisfare le attese di remunerazione del capitale investito e di sostenibilità dell’investimento nel tempo.

8. Risorse Umane e ambiente di lavoro

Le Risorse Umane ricoprono un ruolo chiave per la Società, in quanto ne rappresentano il fondamentale valore aggiunto.

La Società si impegna ad operare quotidianamente nel rispetto della dignità dei propri collaboratori e adotta le azioni necessarie per la tutela della sicurezza e dell’integrità fisica dei collaboratori, in conformità con le leggi vigenti. In particolare la Società:

• Evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti del proprio personale e offre a tutti i lavoratori le medesime opportunità, in modo che ciascuno possa godere di un trattamento equo basato su criteri di merito, senza discriminazione alcuna.
• Cura la selezione ed assunzione del personale dipendente assicurando il rispetto dei valori di pari opportunità ed eguaglianza in linea con le prescrizioni di legge in materia, con lo Statuto dei lavoratori ed i CCNL applicabili.
• Crea un ambiente lavorativo in cui le caratteristiche personali del singolo lavoratore non diano vita a discriminazioni.
• Assicura la tutela della privacy del personale ed il diritto degli stessi a lavorare senza subire illeciti condizionamenti.
• Richiede il rispetto della normativa vigente in tema di Privacy vietando la diffusione di notizie relative ai dati sensibili appresi in ragione della propria funzione lavorativa, se non previa autorizzazione dell’interessato e specifiche autorizzazioni dei vertici aziendali.
• Vigila affinché nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non venga dato luogo a riduzione o mantenimento in stato di soggezione mediante violenza, minaccia, inganno, abuso di autorità, approfittamento di una situazione di inferiorità fisica o psichica o di una situazione di necessita o mediante promessa o dazione di somme di denaro o di altri vantaggi a chi ha autorità sulla persona.
• Si impegna a non instaurare alcun rapporto di lavoro con soggetti privi di permesso di soggiorno e non svolge alcuna attività atta a favorire l’ingresso illecito, in Italia di soggetti clandestini.
• Si impegna a promuovere la cultura della sicurezza nel lavoro, anche attraverso incontri informativi e formativi diretti al personale, ed il rispetto dell’ambiente.

I comportamenti sul luogo di lavoro e i rapporti tra collaboratori, a tutti i livelli, devono essere improntati alla reciproca correttezza.

La Società ritiene prioritaria la creazione di un ambiente di lavoro positivo orientato alla massima collaborazione reciproca ed al lavoro di squadra, alla condivisione degli obiettivi, nel quale ciascuno possa esprimere le proprie potenzialità, libero da ogni condizionamento o da qualsiasi forma di intimidazione. Ciò implica che si reputa fondamentale:

• considerare gli obiettivi comuni come propri;
• adottare criteri di merito, di competenza ed in ogni caso strettamente professionali per qualunque decisione;
• instaurare un meccanismo di comunicazione tra i soggetti coinvolti basato su principi di veridicità e correttezza;
• favorire l’armonia ad ogni livello aziendale, non alimentare risentimenti o malcontenti perché ritenuti contrastanti con lo spirito di collaborazione all’interno della struttura aziendale.

Uvet GBT considera riprovevole ed offensivo:

• prestare servizio sotto gli effetti di abuso di sostanze alcoliche, stupefacenti o di sostanze che abbiano effetti analoghi sulla psiche o sul corpo;
• consumare o cedere a qualsiasi titolo sostanze stupefacenti nel corso della prestazione lavorativa;
• detenere in qualsiasi luogo che sia riconducibile alla Società o comunque scambiare attraverso e-mail o in qualsiasi altra modalità, materiale pornografico, pedopornografico o anche immagini virtuali realizzate utilizzando immagini di minori degli anni diciotto.

Uvet GBT inoltre NON TOLLERA che sul luogo di lavoro:

• siano tenuti comportamenti violenti, minacciosi, di prevaricazione psicologica o comunque lesivi dell’altrui sfera morale.
• siano tenuti comportamenti di molestia sessuale, di qualunque grado, natura e gravità essi siano.
• siano tenuti comportamenti offensivi dell’altrui dignità motivati da ragioni di razza, etnia, preferenze sessuali, età, fede religiosa, ceto sociale, opinioni politiche, stato di salute.

8.1 Doni e regali

I Destinatari non sollecitano né accettano, per sé, per la Società o per altri, richieste di trattamenti di favore da parte dei soggetti con cui entrano in relazione.

Non è consentito offrire (anche attingendo da disponibilità personali) e ricevere direttamente o indirettamente denaro, regali, o benefici di qualsiasi natura a titolo personale a/da dirigenti, funzionari o impiegati di clienti, fornitori, enti della Pubblica Amministrazione, Istituzioni Pubbliche o altre Organizzazioni allo scopo di trarre indebiti vantaggi di influenzare l’autonomia di giudizio del destinatario.

Nel caso i Destinatari ricevano benefici non di modico valore, ne deve essere data pronta notizia per iscritto al proprio superiore gerarchico per le valutazioni di competenza. Tale documentazione deve essere conservata ed esibita qualora necessario.

E’ inoltre fatto loro divieto di promettere, erogare somme, favori, benefici di qualsiasi natura e omaggi di valore tale da costituire potenziale conflitto con i propri doveri verso la Società di appartenenza e/o i suoi Clienti, finalizzati ad ottenere impropri vantaggi.

E’ consentita, in ogni caso, l’effettuazione o la ricezione di regali di modico valore elargiti su base di prassi comunemente accettate quali atti di cortesia commerciale, come omaggi e forme di ospitalità verso terzi,  , quando siano di modico valore e tali da poter essere considerati usuali in relazione alla ricorrenza (es. regali natalizi) da non compromettere l’integrità e la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire un vantaggio in modo improprio e tali da non influenzare l’autonomia di giudizio del destinatario. In ogni caso tali spese devono sempre essere autorizzate secondo specifiche procedure aziendali e documentate in modo adeguato.

8.2 Conflitti di interesse

Ciascun Destinatario si astiene dallo svolgere attività atte a generare conflitti di interesse o che possano inficiare la capacità di assumere decisioni imparziali o in contrasto con gli interessi della Società e/o dei suoi Clienti.

Uvet GBT non permette che i propri dipendenti e collaboratori siano coinvolti in rapporti che possano portare a conflitti d’interesse con il proprio ruolo organizzativo.

Ciascun Destinatario deve assicurare che ogni decisione assunta nel proprio ambito di attività sia presa nell’interesse della Società e sia conforme ai piani ed agli indirizzi degli organi sociali. Va dunque evitata qualunque situazione di conflitto di interesse tra attività economiche personali o familiari e mansioni aziendali ricoperte.

A titolo esemplificativo, possono determinare conflitto di interesse le seguenti situazioni:

• Esistenza palese od occulta di interessi economici e finanziari del personale e/o delle rispettive famiglie in attività di fornitori.
• Utilizzo di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi in contrasto con gli interessi della Società.
• Accettazione di denaro o altra utilità o beneficio, da parte di chiunque diverso dalla Società, per l’esecuzione di un atto del proprio ufficio o contrario ai doveri d’ufficio.
• Abuso della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli della Società.
• La conclusione, il perfezionamento o l’avvio di trattative e/o contratti in nome e/o per conto della Società, che abbiano come controparte propri familiari o soggetti con interessi economici in comune.

Qualora si verifichi una situazione che possa costituire o determinare conflitto d’interesse essa deve essere tempestivamente comunicata ai soggetti competenti.

8.3 Obblighi di riservatezza, privacy e sicurezza delle informazioni

Uvet GBT ritiene che la riservatezza dei dati e delle informazioni sia un importante valore, per questo struttura e sviluppa la propria attività secondo politiche e procedure per la protezione dei dati che vengono regolarmente aggiornate, nonché mantiene e assicura la riservatezza delle informazioni in suo possesso, le quali costituiscono una fondamentale risorsa.

Tutti i “Destinatari” che  vengano in possesso di dati ed informazioni aziendali nell’esercizio della propria attività sono tenuti ad adottare tutti gli accorgimenti necessari per il rispetto della norma di legge in oggetto. A tal fine, sono tenuti a:

• custodire i documenti utilizzati;
• assicurare una adeguata protezione ai dati contenuti sui propri personal computers. A tal fine, va assicurata un’adeguata gestione delle password di accessi ai sistemi ed eventualmente ai documenti;
• evitare di lasciare il personal computer incustodito: se si ha la necessità di spostarsi o di uscire dal proprio ufficio, accertarsi di aver attivato lo screen saver con password;
• non portare all’esterno degli uffici documenti riservati se non per motivi strettamente connessi alla propria attività professionale e comunque custodirli sempre con la massima cura ed attenzione;
• parlare con discrezione evitando di discutere di argomenti riservati in luoghi pubblici, ivi compresi quelli telematici, forum, social network, ecc..

Ai collaboratori esterni è fatto esplicito divieto di utilizzare in modo diretto od indiretto informazioni confidenziali e/o informazioni privilegiate acquisite nell’esercizio della propria attività. Gli stessi soggetti sono tenuti alla più assoluta riservatezza circa le notizie acquisite nello svolgimento delle attività delegate, e si astengono dal diffonderle.

Per informazione privilegiata si intende un’informazione specifica di contenuto determinato, di cui il pubblico non dispone, concernente strumenti finanziari, che, se resa pubblica, sarebbe idonea a influenzarne sensibilmente il prezzo.

La diffusione di tali informazioni all’interno e all’esterno della Società dovrà essere limitata ai soli casi in cui sia necessario per lo svolgimento della propria attività, nel rispetto delle disposizioni di legge e regolamentari in ogni caso nel rispetto delle direttive interne ricevute.

Nessun dipendente o collaboratore può trarre vantaggio di alcun genere, diretto o indiretto, personale o patrimoniale, dall’utilizzo di informazioni riservate, né comunicare dette informazioni a terzi, raccomandare o indurre altri all’utilizzo delle stesse.

Uvet GBT e i suoi Collaboratori si impegnano al rispetto dei più elevati standard di integrità, onestà e correttezza in tutti i rapporti all’interno e all’esterno.

Attenta al rispetto delle normative e al loro evolversi, Uvet GBT si impegna per garantire costantemente un elevato livello di sicurezza nella selezione e nell’uso dei propri sistemi di gestione interni destinati al trattamento di dati personali e di informazioni riservate, per tutelare la riservatezza dei dati di tutti gli stakeholders. A tale scopo Uvet GBT mantiene la certificazione ISO/IEC 27001:2017 e si impegna nel continuo miglioramento con l’obiettivo di:

• Garantire la massima sicurezza delle informazioni dei clienti, in termini di riservatezza, disponibilità e integrità delle informazioni stesse fornendo così un servizio ad alto valore aggiunto.
• Dare continuità operativa ai servizi critici anche a seguito di gravi incidenti potenzialmente capaci di compromettere la sopravvivenza dell’azienda stessa.

Riguardo alla tutela dei Dati Personali e delle informazioni riservate raccolti nello svolgimento della sua attività, Uvet GBT aderisce pienamente e si impegna ad effettuare trattamenti conformi al Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati Personali n. 2016/679, nonché alle miglior prassi per la protezione della riservatezza delle informazioni, in qualità di  Titolare del trattamento ovvero  Responsabile del trattamento, (a seconda dei casi).

La Società sensibile al concetto di “responsabilizzazione” introdotto dal Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali, effettua trattamenti in linea con i principi di liceità, correttezza e trasparenza, raccoglie e utilizza informazioni strettamente necessarie al perseguimento delle finalità di trattamento e garantisce un’adeguata tutela dei diritti e delle libertà dei soggetti interessati, attuando misure adeguate per la sicurezza dei dati personali. Uvet adotta misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni e le comunicazioni relative al trattamento in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, nel rispetto dei principi previsti dalla normativa europea e nazionale di riferimento.

La violazione delle disposizioni impartite al presente paragrafo potrà comportare l’applicazione di misure disciplinari ed il risarcimento dei danni subiti dall’azienda.

8.4 Beni in dotazione ed accesso a procedure e sistemi

I documenti, gli strumenti di lavoro, gli impianti, le dotazioni ed ogni altro bene, materiale ed immateriale (comprese le privative intellettuali ed i marchi) di proprietà della Società devono essere utilizzati esclusivamente per la realizzazione dei fini istituzionali, con le modalità dalla stessa fissate; non possono essere utilizzati dal personale per finalità personali, ne essere trasferiti o messi a disposizione di terzi e devono essere utilizzati e custoditi con la medesima diligenza di un bene proprio.

Il patrimonio aziendale comprende altresì le strategie ed i piani imprenditoriali, gli elenchi dei clienti, i dati relativi al personale, i programmi di marketing e di vendita, gli organigrammi, i dati finanziari e contabili ed ogni altra informazione relativa all’attività, ai clienti e i dipendenti della Società.

Tutti i collaboratori sono tenuti ad utilizzare il materiale, gli strumenti di lavoro ed i beni aziendali con la massima cura e nel rispetto del principio di economicità. Sono pertanto da evitare usi impropri, danneggiamenti e sprechi e devono essere prontamente segnalati il furto, il danneggiamento o lo smarrimento di tali beni e strumenti.

Particolare attenzione va data all’uso dei sistemi informatici e dei dati ivi contenuti che rappresentano una componente fondamentale del patrimonio della Società. La sicurezza dei dati aziendali è in primo luogo responsabilità dei singoli fruitori.

L’uso degli elaboratori e l’accesso a procedure informatiche deve avvenire in conformità alla normativa e alle procedure interne vigenti e comunque per soli fini di lavoro.

La chiave di accesso ai sistemi informativi aziendali è strettamente personale e non può essere comunicata a terzi.

In particolare, si raccomanda di adottare i seguenti accorgimenti al fine di evitare che personale non autorizzato abbia accesso ai sistemi informativi o ai dati aziendali:

• spegnere il PC o utilizzare screen-saver protetti da password ogni volta che ci si allontana dalla propria postazione;
• scegliere password difficilmente identificabili e modificarle con una frequenza adeguata;
• non lasciare incustoditi sistemi di archiviazione esterna (in particolare chiavette usb) o altro materiale contenente informazioni importanti.

9. Redazione di bilanci, relazioni ed altre comunicazioni sociali previste per legge

La Società condanna qualsiasi comportamento volto ad alterare la correttezza e la veridicità dei dati e delle informazioni contenute nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste per legge e dirette ai soci ed al pubblico.

La Società condanna altresì qualsiasi comportamento da chiunque posto in essere volto ad incoraggiare, facilitare ed indurre gli organi di direzione e controllo ed i collaboratori della Società a violare uno o più dei principi di seguito indicati:

• ogni fatto aziendale deve essere tempestivamente e correttamente registrato;
• ogni scrittura deve rispecchiare fedelmente i dati contenuti nella documentazione di supporto, che deve essere ordinatamente archiviata e messa a disposizione per eventuali verifiche ed indagini conoscitive;
• attenzione e cura particolari devono essere poste nello svolgimento della propria attività da parte di tutti i soggetti coinvolti nell’attività di formazione del bilancio, di prospetti informativi o di documenti similari, al fine di fornire una rappresentazione veritiera e corretta della situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
• è vietato qualsiasi comportamento volto a cagionare una lesione dell’integrità del patrimonio sociale.

9.1. Gestione contabile e finanziaria

La Società vieta ai propri dipendenti di sostituire o trasferire denaro, beni o altre utilità provenienti da attività illecita; ovvero compiere in relazione ad essi altre operazioni, in modo da ostacolare l’identificazione della loro provenienza.

A tale scopo la Società ed i suoi Collaboratori non devono mai svolgere o essere coinvolti in attività tali da implicare il riciclaggio (cioè l’accettazione o il trattamento) di introiti da attività criminali, in qualsiasi forma o modo.

Uvet GBT richiede al proprio personale di verificare, in via preventiva, le informazioni disponibili (incluse le informazioni finanziarie) su controparti commerciali e fornitori al fine di accertare la loro affidabilità e la legalità della loro attività, prima di instaurare con questi rapporti di affari.

Uvet GBT si attiene, pertanto, a tutte le norme in materia di antiriciclaggio applicabili allo stesso.

In ogni caso è fatto divieto di eseguire transazioni in contanti eccezione fatta per pagamenti di modico valore che, comunque, devono sempre trovare giustificazione nei documenti contabili della Società.

Ambiente Esterno

10. La collettività

La Società si impegna a non operare con organizzazioni coinvolte in attività contrarie ai valori fondanti aziendali, quali ad esempio, enti implicati nelle seguenti attività:

• terrorismo;
• traffico di armi e/o sostanze stupefacenti;
• riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite;

nonché attività:

• lesive della dignità e dei diritti umani (es.: lavoro minorile, riduzione o mantenimento in schiavitù, tratta di persone, ecc.);
• finalizzate alla produzione e/o commercializzazione di prodotti inquinanti o pericolosi per la salute pubblica.

11. Gli Incarichi

Gli incarichi professionali possono essere assunti solo da amministratori e/o dirigenti a ciò delegati, previa verifica dell’insussistenza di situazioni di incompatibilità o anche solo di inopportunità dell’assunzione dell’incarico.

Qualora gli amministratori (o i collaboratori esterni) dovessero ricevere sollecitazioni all’assunzione di un incarico da parte di terzi – siano questi o meno clienti della Società – dovranno darne comunicazione ai propri diretti superiori (Presidente, Amministratore Delegato, Consiglieri di Amministrazione, ecc) che valuteranno l’opportunità di assumere l’incarico.

I rapporti amministrativi con i clienti (determinazione degli onorari, emissione degli avvisi di parcella e delle fatture, ecc.) sono di esclusiva competenza degli organi delegati che provvedono tramite l’amministrazione. Analogamente, eventuali richieste di stima degli onorari maturati o previsti devono essere sempre sottoposti agli organi a ciò delegati.

12. La clientela

Finalità prioritaria della Società nello svolgimento della propria attività è la tutela dei diritti del Cliente.

E’ fatto divieto di intrattenere relazioni, in modo diretto o indiretto, con persone collegate ad organizzazioni criminali o comunque operanti oltre i confini della legalità. Eventuali anomalie andranno prontamente segnalate alle funzioni competenti.

Tutte le informazioni acquisite, in modo diretto o indiretto, sulla Clientela sono utilizzate e conservate con cura al fine di garantire la massima riservatezza ed il rispetto della vigente normativa sulla privacy.

Le richieste di informazioni provenienti dalla Clientela sono soddisfatte con tempestività e sono tenute sotto costante monitoraggio al fine di migliorare la qualità del servizio reso e, per tal via, la soddisfazione del Cliente.

13. I Fornitori

La Società promuove e conduce una politica attenta nella scelta dei propri Fornitori, creando relazioni che conducono alla creazione di valore.

I rapporti con i Fornitori sono gestiti, nel rispetto dei principi di correttezza ed imparzialità ed in conformità con le procedure interne ed i poteri delegati.

Uvet GBT basa la scelta dei propri fornitori e consulenti su una attenta valutazione di ordine tecnico-economico in considerazione dei seguenti parametri: analisi dei prodotti/servizi; dell’offerta; della convenienza economica; dell’idoneità tecnica e professionale; della competenza ed affidabilità nonché della loro capacità di fare fronte agli obblighi normativi vigenti (es. sicurezza lavoro, normativa di vigilanza, riservatezza, ecc.)..

La Società si attiene ai medesimi  criteri selettivi summenzionati nei confronti di tutti i soggetti con cui entra in relazione e richiede che gli stessi principi vengano condivisi ed osservati anche dai soggetti con i quali intrattiene rapporti commerciali e non (fornitori, consulenti esterni, collaboratori ).

In ogni caso è espressamente vietato:

• Emettere richieste di acquisto che non trovino riscontro in una specifica e motivabile esigenza della Società e che non siano autorizzate in base alle deleghe conferite.
• Riconoscere compensi a consulenti e fornitori che non trovino giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere ed ai prezzi di mercato.

In ogni caso Amministratori o collaboratori esterni non devono accettare denaro o beni di qualsiasi entità o valore non simbolico da alcun Fornitore.

E’ inoltre fatto espressamente divieto di promettere o erogare ai citati soggetti benefici di qualsiasi natura e provenienza – anche personale – finalizzati a favorire gli interessi della Società e/o interessi di natura privata.

14. Rapporti con le Pubbliche Amministrazioni

In tutti i rapporti con la Pubblica Amministrazione, Pubbliche Autorità e Pubbliche Istituzioni Uvet GBT si impegna a dare piena e scrupolosa attuazione alla normativa ed alla disciplina regolamentare applicabile e vieta ai propri dipendenti di:

• corrispondere od offrire, direttamente o indirettamente, pagamenti o benefici materiali a dipendenti pubblici, pubblici ufficiali, per influenzare o compensare un atto del loro ufficio ed assicurare vantaggi di qualunque tipo alla Società;
• dare, offrire o promettere denaro od altre utilità ovvero esercitare illecite pressioni nei confronti di pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio, dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o di loro parenti o conviventi, per indurli al compimento di qualsiasi atto conforme o contrario ai doveri di ufficio;
• accordare altri vantaggi di qualsiasi natura a dipendenti pubblici/pubblici funzionari;
• presentare dichiarazioni non veritiere dinnanzi alla Pubblica Amministrazione;
• destinare somme ricevute dalla Pubblica Amministrazione a titolo di erogazioni, contributi, o finanziamenti, a scopi diversi da quelli per cui sono state concesse.

Nel caso in cui la Società abbia necessità di avvalersi di prestazioni professionali di dipendenti della Pubblica Amministrazione, in qualità di consulente, deve essere rispettata la normativa vigente.

I contatti con la Pubblica Amministrazione, italiana o straniera, sono riservati ai soggetti di ciò specificatamente e formalmente incaricati dalla Società.

A tal fine si considerano atti di corruzione i suddetti comportamenti sia se tenuti direttamente dalla Società, dai suoi Organi, sia se realizzati per il tramite di persone che agiscono per conto della Società medesima (es. Collaboratori esterni, ecc.).

15. Le Organizzazioni Politiche e Sindacali

Eventuali rapporti con i citati soggetti si dovranno ispirare a criteri di massima trasparenza, integrità ed imparzialità, al fine di instaurare con gli stessi una corretta dialettica, senza alcuna disparità di trattamento.

E’ inoltre fatto espressamente divieto di promettere od erogare alle (o ricevere dalle) suddette figure benefici di qualsiasi natura e provenienza – anche personale – finalizzati a favorire gli interessi della Società o ad ottenere vantaggi impropri e/o interessi di natura privata.

16. Rapporti con la Stampa e Comunicazioni Esterne

I rapporti con gli organi di informazione di massa sono riservati ai membri della Direzione ed agli organi da esso autorizzati e specificatamente preposti.

Le informazioni devono essere trasparenti, veritiere e corrette. Devono essere coerenti con le politiche e le strategie aziendali e non devono essere formulate con modalità tali da ingenerare equivoci od ambiguità.

Al fine di tutelare la riservatezza e le informazioni inerenti alla propria attività ed alla propria clientela ed evitare il rilascio, anche involontario o accidentale, di dati o notizie incompleti, inesatti o riservati, ogni rapporto con la stampa o con gli altri mezzi di comunicazione di massa è riservato ai soggetti specificatamente incaricati.

Nel caso di utilizzo di Social Network, Forum, ecc… particolare cura deve essere posta quando si è soggetti a foto e filmati, in particolare qualora la propria immagine possa essere associata o identificata come appartenente all’Azienda (ad esempio un logo, un simbolo/marchio registrato, etc) in contesti  che possano essere lesivi nei confronti della Società e dei suoi dipendenti.

Ogni informazione o esternazione pubblica riguardante l’azienda deve comunque essere preventivamente autorizzata dalla Direzione. Ogni comunicazione che possa essere lesiva nei confronti della Società e dei suoi impiegati sarà oggetto di provvedimenti aziendali e potrà, nei casi più gravi, essere perseguita dalla Società e dai suoi impiegati nelle sedi legali più opportune.

17. La Concorrenza

La Società crede nel valore della libera concorrenza quale strumento fondamentale per la tutela del consumatore. A tal fine, si impegna ad operare con la massima correttezza, nel rispetto delle norme vigenti in tema di antitrust e nel pieno rispetto dei propri concorrenti.

18. Impegno ambientale

Uvet GBT ha sempre avuto un impegno costante nel proteggere l’ambiente e contribuire a garantire la salute ed il benessere delle future generazioni, in linea con i suoi principi aziendali di lunga data. La Società considera il suo ruolo determinante e si impegna nel costruire la sostenibilità del business riducendo, nel contempo, l’impatto ambientale complessivo ed, in secondo luogo, nel sostenere i clienti nel perseguimento dei loro obiettivi ambientali.

Le principali attività ambientali svolte riguardano:

• Luogo di lavoro – migliorare i nostri impianti e le nostre infrastrutture per diminuire il loro impatto ambientale.
• Modalità di lavoro – ridurre il nostro impatto sul pianeta modificando le modalità di svolgimento della nostra attività.

Finora abbiamo:

o Eliminato circa 100 k di carta, riducendone l’uso verso nuove forme di comunicazione (mailing marketing);

o Inserito i distributori d’acqua aziendali per diminuire l’utilizzo di bottiglie di plastica in ufficio;

o Applicato la raccolta differenziata per carta e cartone, plastica e rifiuti indifferenziati interpellando società specializzate nel settore.

• Modalità di servizio ai clienti – offerta di servizi, strumenti e prodotti utili per la gestione del loro impatto ambientale.

Finora abbiamo:

o Utilizzato carta e materiale ecologico per documentazione rivolta a clienti e dipendenti (es. BizTravel Magazine e borse di cotone).

• Impegno aziendale – L’obiettivo di Uvet GBT è quello di acquisire energia rinnovabile per ridurre le proprie emissioni di anidrite carbonica di almeno il 10%, grazie alle strategie ed attività messe in atto.

Il Codice Etico nell’Azienda

18. Comunicazione e formazione concernenti il Codice Etico

Il Codice Etico è portato a conoscenza di tutti i Destinatari (interni ed esterni) mediante adeguata attività di comunicazione.

19. Violazioni del Codice Etico

I destinatari del Codice, di cui all’art. 2, sono obbligati ad osservare e rispettare i principi sopra enunciati ed a conformarsi alle regole comportamentali nello stesso definite.

La conoscenza e l’adeguamento alle prescrizioni del Codice etico rappresentano un requisito indispensabile ai fini dell’instaurazione ed al mantenimento di rapporti collaborativi con terzi, nei confronti dei quali la Società si impegna a diffondere ogni connessa informativa.

Le contestazioni, l’accertamento delle infrazioni e l’irrogazione delle sanzioni disciplinari sono a carico delle funzioni preposte, nel rispetto dei poteri conferiti, nei limiti delle deleghe e delle competenze.

A tutela dell’integrità aziendale, i Destinatari possono effettuare segnalazioni circostanziate di condotte illecite e fondate su elementi di fatto precisi e di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

La gestione delle segnalazioni di violazioni sospette avviene nel rispetto dei principi e contenuti nel Codice Etico e della disciplina sulla Protezione dei dati personali.

Le segnalazioni devono essere effettuate in forma scritta per mezzo posta elettronica indirizzata alla casella di posta: segnalazioni.codiceetico@uvet.com.

Le segnalazioni devono essere puntuali, non generiche e devono descrivere in maniera circostanziata fatti e persone oggetto della segnalazione stessa.

Al fine di garantire la massima riservatezza del segnalante e della stessa segnalazione le informazioni saranno trattate come contenuto confidenziale.

L’azienda fa divieto di compiere atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione. Nel sistema disciplinare aziendale, sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.

Quanto alla tipologia delle sanzioni irrogabili va precisato che sia per i dipendenti sia per i dirigenti qualsiasi provvedimento sanzionatorio deve rispettare le procedure previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori e/o da normative speciali e/o dal CCNL di riferimento anche in considerazione di quanto previsto nel sistema disciplinare. La Società si riserva pertanto di intraprendere qualsiasi azione di ogni ordine e giurisdizione ritenuta idonea a salvaguardare gli interessi sociali, ivi la facoltà di tutelare i propri diritti nelle sedi più opportune.